Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch là quy trình bắt buộc phải thực hiện trước khi yêu cầu dịch thuật công chứng tài liệu. Thủ tục này sẽ được thực hiện phân chia thành 2 trường hợp. Một là chứng thực chữ ký dịch thuật viên là CTV đã ký hợp đồng với Phòng tư pháp. Hai là chứng thực chữ ký các cá nhân, tổ chức tự đứng ra dịch thuật giấy tờ, văn bản, không trực thuộc sự quản lý của Phòng tư pháp.
Lời chứng chứng thực của người dịch thuật
Bước đầu tiên khi xin thủ tục chứng thực chữ ký của người dịch là phải chuẩn bị lời chứng thực của người dịch. Lời chứng sẽ được trình bày theo một khuôn mẫu hai phần như sau:
Phần đầu tiên sẽ là thông tin ghi chú dành cho dịch thuật viên hoặc người chịu trách nhiệm dịch thuật chính của tài liệu đó. Người này bắt buộc phải đứng tên yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.
- Họ tên, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của dịch thuật viên.
- Lời cam kết đã dịch thuật chính xác nội dung của giấy tờ/tài liệu này từ ngôn ngữ quốc gia A sang ngôn ngữ B (A và B thay đổi linh hoạt từng ngôn ngữ khác nhau).
- Người dịch thuật ký và ghi rõ họ tên. Kèm theo thời gian ghi lời chứng thực (ghi rõ ngày/tháng/năm bằng số và bằng chữ cụ thể).
Phần thứ hai sẽ là thông tin cá nhân và lời chứng của chứng thực viên. Họ là nhân viên công chức đang làm việc tại các cơ quan Nhà nước và được ủy quyền chứng thực. Lời chứng phải được ghi rõ ràng, rành mạch. Không có bất kỳ thông tin sai lệch nào. Nếu không đúng thì sau này chứng thực viên sẽ bị xử lý theo quy định của luật pháp Nhà nước Việt Nam.
- Địa điểm hiện tại khi thực hiện lời chứng chứng thực.
- Họ tên chứng thực viên - chức vụ
- Xác nhận chứng thực ông/bà A (A là họ tên dịch thuật viên) là người đã ký vào bản dịch này trước mặt tôi.
- Số chứng thực, quyền số.
- Thời gian xác nhận chứng thực.
- Chứng thực viên ký và ghi rõ họ tên. Cuối cùng đóng dấu mộc xác nhận chính xác nội dung đã ghi.
Những giấy tờ, văn bản không được chứng thực chữ ký
Không phải mọi giấy tờ, tài liệu đều sẽ được chấp thuận chứng thực chữ ký. Nếu giấy tờ của bạn rơi vào một trong số các trường hợp sau đây, thì chứng thực viên sẽ không đồng ý xác nhận chữ ký.
- Văn bản, giấy tờ cần chứng thực chữ ký có nhiều vết tẩy xóa và chỉnh sửa. Nội dung bên trong đã bị thay đổi ít nhiều, không đúng với bản gốc.
- Giấy tờ, tài liệu đã quá cũ, chữ viết không còn nhìn rõ, không đọc được nội dung được thể hiện. Trong trường hợp này, chứng thực viên sẽ yêu cầu chủ nhân giấy tờ xin cấp lại mới nếu mất. Hoặc tìm văn bản khác có gí trị tương đương thay thế.
- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
- Văn kiện, tài liệu khi nộp chứng thực chữ ký được cấp bởi các cơ chức năng nước ngoài. Tuy nhiên chưa được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch đòi hỏi văn bản đã được công chứng và có giá trị về mặt pháp luật.
Thủ tục chứng thực chữ ký của người dịch
Ba cơ quan Nhà nước sẽ được cấp quyền chứng thực chữ ký người dịch là Phòng tư pháp, UBND cấp phường/xã và văn phòng công chứng dịch thuật tài liệu chuyên ngành. Đây là các đơn vị được Bộ tư pháp Nhà nước Việt Nam giao quyền xử lý và chịu mọi hoàn toàn trách nhiệm nếu có vấn đề xảy ra sau này. Thời gian hoàn trả hồ sơ sẽ từ 15 giờ trở lên tính từ lúc chứng thực viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký.
Quy trình thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch sẽ được phân chia thành 2 cửa xử lý tương ứng với trường hợp đã nhắc đến ở phần đầu bài.
Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp:
- Giấy tờ tùy thân cá nhân như chứng minh nhân dân, bằng cấp, chứng chỉ ngoại ngữ,...Và các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.
Dịch thuật viên cá nhân, không thuộc sự quản lý của Phòng tư pháp:
- Bản gốc hoặc bản sao y đã được chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của dịch thuật viên. Một điều bạn cần chú ý là giấy tờ này vẫn phải còn hạn sử dụng. Thời hạn là 15 năm đối với chứng minh nhân dân và 5 năm đối với hộ chiếu.
- Bản chính hoặc bản sao y đã được chứng thực bằng đại học ngoại ngữ về ngôn ngữ dịch thuật viên đảm nhiệm thực hiện.
- Tài liệu gốc đi kèm với văn bản đã được dịch thuật của nó.
Đối với trường hợp này, nếu người yêu cầu chứng thực không thành thạo tiếng Việt thì đề nghị phải có người phiên dịch đi cùng. Điều này giúp cho quy trình được diễn ra suôn sẻ hơn, tránh được nhiều hiểu lầm dẫn đến rắc rối về sau do bất đồng ngôn ngữ. Phiên dịch viên phải được đánh giá có đủ năng lực tự chủ hành vi của mình, thông thạo tiếng Việt. Phiên dịch viên có thể là do dịch thuật viên thuê hoặc do phòng công chứng chứng thực cung cấp. Chi phí phiên dịch sẽ do người yêu cầu chứng thực chi trả.
Người yêu cầu chứng thực phải ký chữ ký mẫu dùng để so sánh về sau trước mặt người thực hiện chứng thực. Sau đó, chứng thực viên sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ, giấy tờ được dịch thuật viên gửi đến. Nếu đã đầy đủ giấy tờ cần thiết đúng với quy định, chứng thực viên đóng dấu và ký tên xác nhận. Cuối cùng ghi lời chứng vào sổ. Văn bản có 2 tờ trở lên sẽ phải đóng dấu giáp lai và lời chứng sẽ được ghi ở trang cuối.
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện theo quy định thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào bản dịch và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Với một số tình huống đặc biệt khi làm thủ tục chứng thực chữ ký người dịch chỉ cần qua một cửa, miễn cửa còn lại thì chứng thực viên vấn tiếp nhận hồ sơ theo quy định. Sau khi kiểm tra nếu đã đạt đủ điều kiện, thì yêu cầu dịch thuật viên ký và bản dịch. Cuối cùng chuyển đến bộ phận có thẩm quyền ký chứng thực.
Quy định chứng thực chữ ký theo pháp luật
Hiện tại, chưa có quy định rõ ràng nào của pháp luật về chứng thực chữ ký của người dân hoặc quy định chứng thực chữ ký, tờ khai lý lịch cá nhân tiếng nước ngoài. Khi nhắc đến thủ tục chứng thực chữ ký, chúng ta chỉ hiểu đơn giản rằng nó là thao tác chứng thực chữ ký của công dân trong các hợp đồng về giao dịch dân sự. Riêng về chứng thực chữ ký thì chưa có quy định chặt chẽ nào. Nó chỉ được xem xét dựa vào một mục nhỏ trong Khoản 3 Điều 2 Nghị Định 23/2015/NĐ-CP. Mục này có nhắc đến chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Nói chung, thủ tục chứng thực chữ ký người dịch khá rắc rối và phức tạp. Nếu là một “tay mơ” không rành về luật pháp, thì bạn sẽ gặp nhiều khó khăn khi dịch thuật công chứng và xin chứng thực chữ ký. Tốt nhất bạn nên chịu bỏ ra một số tiền nhỏ nhờ các đơn vị dịch thuật công chứng hỗ trợ khi có nhu cầu công chứng tài liệu nước ngoài. Chúc Vinh Quý là một sự lựa chọn đúng đắn của bạn.
Là đơn vị tiên phong trong ngành dịch tài liệu đa ngôn ngữ và dịch thuật công chứng tại Hà Nội, Chúc Vinh Quý luôn đặt tiêu chí chất lượng của bản dịch là yếu tố để xây dựng uy tín thương hiệu. Các tài liệu, giấy tờ dịch công chứng được thực hiện bởi nhân viên Chúc Vinh Quý đều được kiểm tra cẩn thận 3-5 lần sau khi hoàn thành. Điều này giúp chúng tôi luôn chắc chắn rằng sẽ mang đến các bản dịch chính xác về mặt ngữ nghĩa nhất đến bạn.
Đặc biệt, toàn bộ dịch thuật viên của chúng tôi đều là CTV đã ký kết hợp đồng ở nhiều Phòng tư pháp địa phương cấp quận/huyện. Vì thế, khi cần dịch thuật công chứng bất kỳ tài liệu nào, Chúc Vinh Quý đều thực hiện nhanh chóng ở khâu công chứng. Không hề gặp bất kỳ sự cản trở nào về các vấn đề thủ tục chứng thực chữ ký người dịch. Từ đó rút ngắn thời gian dịch thuật công chứng giấy tờ của quý khách tối đa. Bạn có thể nhận tài liệu ngay trong ngày hoặc trong vòng 3 ngày trở lại.
Trên đây là quy định của pháp luật về thủ tục chứng thực chữ ký. Nếu còn bất cứ vướng mắc nào, bạn vui lòng liên hệ tới HOTLINE tư vấn của Chúc Vinh Quý Hoặc đến trực tiếp văn phòng theo địa chỉ: số 6/12 Ngõ 5 - Phố Láng Hạ - Phường Thành Công - Quận Ba Đình - Hà Nội để gặp và trao đổi trực tiếp nhu cầu của bạn với đội ngũ nhân viên của chúng tôi.
