Hiểu rõ những quy định văn phòng công chứng chi tiết sẽ giúp quá trình chứng thực, chứng nhận giấy tờ, văn bản của bạn không gặp quá nhiều khó khăn. Để có thể hiểu rõ các quy định, bạn nên tham khảo những thông tin cụ thể và chính xác trong bài viết sau đây.
Quy định của văn phòng công chứng
Theo quy định của Luật công chứng được ban hành vào năm 2014, văn phòng công chứng và phòng công chứng là hai đơn vị được cấp giấy phép hành nghề công chứng tại quốc gia Việt Nam. Trong đó, người đại diện thành lập Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng phải là công tố viên. Người này sẽ có danh xưng là Trưởng văn phòng công chứng.
Các quy định của văn phòng công chứng chi tiết:
Văn phòng do công chứng viên thành lập
Như đã được nhắc đến, văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng nếu muốn được xác nhận thành lập, đầu tiên phải có người đứng đầu đại diện bắt buộc là công chứng viên. Nếu đơn vị đó chỉ có duy nhất một công chứng viên đứng đầu thì nó sẽ được tổ chức và hoạt động theo hình thức giống như một công ty tư nhân. Ngược lại, nếu văn phòng công chứng được thành lập với đại diện đứng đầu từ hai công tố viên trở lên, thì nó sẽ được hoạt động tương tự như một doanh nghiệp hợp danh.
Người đại diện sẽ được gọi là Trưởng văn phòng công chứng viên. Các cấp bậc phía sau sẽ được phân chia theo từng trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi thành viên làm việc ở văn phòng công chứng đó.
Tên văn phòng có cụm từ "Văn phòng công chứng"
Một quy định bắt buộc khác khi thành lập văn phòng công chứng tư nhân chính là việc đặt tên công ty. Tuy tên gọi của đơn vị sẽ do công chứng viên tùy thích lựa chọn, thế nhưng bắt buộc phải có cụm từ "Văn phòng công chứng" trong đó. Đặc biệt, tên gọi không được trùng lặp với các văn phòng công chứng đã được thành lập trước đó. Điều này tránh cho việc khách hàng nhầm lẫn giữa các đơn vị. Trong tên gọi cũng bắt buộc không bao gồm các từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục, truyền thống văn hóa - lịch sử - đạo đức của đất nước Việt Nam.
Văn phòng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng
Cũng giống như một công ty tư nhân hoạt động độc lập, bất kỳ văn phòng công chứng nào cũng đều phải có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Mỗi đơn vị sẽ hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính. Nguồn thu vào chính sẽ đến từ chi phí thù lao công chứng, phí công chứng, kinh phí đóng góp của các cá nhân khác.
Thủ tục thành lập và đăng ký hoạt động văn phòng công chứng
Theo quy định văn phòng công chứng chi tiết, thủ tục thành lập và đăng ký hoạt động văn phòng công chứng sẽ cụ thể như sau:
Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng
Trong quy định đăng ký văn phòng công chứng có nói đến hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng sẽ bao gồm:
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
Thời gian xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập
Sau khi đã gửi hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng đến Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, trong vòng 20 ngày sẽ có kết quả xét duyệt. Nếu hồ sơ đầy đủ và không sai quy định, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh sẽ cấp giấy phép quyết định thành lập văn phòng công chứng. Trường hợp ngược lại, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh sẽ gửi giấy từ chối đề nghị thành lập văn phòng công chứng. Kèm theo đó là văn bản trình bày cụ thể lý do từ chối. Nếu như cảm thấy không hợp lý, người bị từ chối có thể đệ đơn khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Thời gian đăng ký giấy phép hoạt động
Thời gian đăng ký giấy phép hoạt động sẽ kéo dài trong vòng 90 ngày, tính từ thời điểm người đề nghị nhận được giấy phép quyết định thành lập. Văn phòng công chứng bắt buộc phải được đăng ký hoạt động tại Sở tư pháp của địa phương. Hồ sơ đăng ký giấy phép hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh trụ sở tại địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.
Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ xin đăng ký giấy phép hoạt động, trong vòng 10 ngày Sở tư pháp phải có trách nhiệm cấp giấy phép hoạt động cho người đề nghị. Trong trường hợp nếu không cấp giấy phép, Sở tư pháp cần phải có văn bản cụ thể trình bày chi tiết lý do từ chối. Người bị từ chối có thể khiếu nại nếu cảm thấy lý do đưa ra của Sở tư pháp không hợp lý. Khiếu nại phải dựa trên quy định của pháp luật.
Chú ý thời gian hoạt động Văn phòng công chứng
Sau khi đã nhận được giấy phép hoạt động do Sở tư pháp cấp, nếu văn phòng công chứng vẫn chưa hoạt động trong thời gian 6 tháng; hoặc hoạt động ngắt quãng 3 tháng trở lên, thì Sở tư pháp có quyền thu hồi lại giấy phép đã cấp trước đó.
Trường hợp thứ hai, sau khi đã nhận được giấy quyết định thành lập văn phòng công chứng do Ủy ban nhân dân tỉnh cấp, trong vòng 90 ngày, người đề nghị không tiếp tục xin giấy phép hoạt động từ Sở tư pháp hoặc đã bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động trước đó, giấy quyết định thành lập văn phòng công chứng cũng sẽ bị thu hồi quyết định.
Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
Nếu muốn thay đổi bất kỳ điều gì trong quá trình hoạt động như tên gọi văn phòng, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên làm việc tại,...Văn phòng công chứng bắt buộc phải trình bày bằng văn bản và gửi thông báo đến Sở tư pháp - nơi đã đăng ký giấy phép hoạt động trước đó.
Trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở, tên gọi của văn phòng công chứng, Sở tư pháp sẽ cấp lại giấy phép đăng ký hoạt động mới có nội dung đã được chỉnh sửa theo yêu cầu.
Cung cấp nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp lại giấy đăng ký hoạt động do thay đổi trụ sở, tên gọi của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan Công an cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.
Thao tác này giúp cho các đơn vị trên không bị nhầm lẫn Văn phòng công chứng của bạn với các văn phòng khác. Từ đó đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm cho từng văn phòng công chứng.
Quy định dừng hoạt động Văn phòng công chứng
Dưới đây là các trường hợp quy định phải dừng hoạt động văn phòng công chứng:
Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động
Trong trường hợp này, trong vòng một tháng trước ngày chấm dứt hoạt động, văn phòng công chứng phải gửi đến Sở tư pháp - nơi đã đăng ký giấy phép hoạt động trước đó - văn bản báo cáo. Đồng thời, văn phòng công chứng cũng có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản nợ với các đối tác, thanh lý hợp động lao động đã ký, thực hiện hoàn tất các công việc đã nhận. Đặc biệt, phải đăng thông báo trên báo trung ương hoặc địa phương hai kỳ liên tiếp về thời điểm chấm dứt hoạt động văn phòng công chứng.
Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng với các cơ quan quy định tại Điều 29 của Luật này.
Văn phòng công chứng bị thu hồi giấy phép đăng ký hoạt động vì vi phạm pháp luật. Hoặc không còn công chứng viên do bị miễn nhiệm.
Đối với trường hợp này, tính từ thời điểm văn phòng công chứng bị thu hồi giấy phép hoạt động, trong vòng một tuần Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản với các cơ quan quy định tại Điều 29 của Luật này.
Văn phòng công chứng phải thanh lý hợp đồng lao động đã ký kết trước đó, trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng đã tiếp nhận, đăng thông báo trên báo trung ương hoặc địa phương hai kỳ liên tiếp về thời điểm chấm dứt hoạt động.
Lưu ý, những thông tin trên đều được trích dẫn từ Điều 26, 27, 28, 29, 30 và 34 được quy định tại Luật công chứng.
Dịch vụ dịch thuật công chứng lấy nhanh tại Hà Nội
Nếu như đang tìm kiếm một đơn vị dịch thuật công chứng lấy nhanh và uy tín tại Hà Nội, thì bạn có thể tin tưởng Chúc Vinh Quý. Hiện nay, chúng tôi tự hào là một trong những công ty dịch thuật công chứng đa ngôn ngữ, đa chuyên ngành chất lượng khu vực Hà Nội. Đối tác của Chúc Vinh Quý không chỉ cá nhân, mà còn có các tổ chức lớn, doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Đội ngũ dịch thuật chuyên ngành tại Chúc Vinh Quý đều có thâm niên trong nghề, đến từ các trường đại học danh tiếng. Chi phí dịch thuật cam kết luôn thấp hơn so với các đơn vị cùng ngành khác. Ngoài ra, nếu phát hiện 10% lỗi sai trong văn bản dịch thuật, chúng tôi sẽ hoàn trả lại 100% chi phí đến bạn.
Mọi chi tiết xin liên hệ Hotline: 0916187189 hoặc đến trực tiếp văn phòng: số 6/12 Ngõ 5 - Phố Láng Hạ - Phường Thành Công - Quận Ba Đình - Hà Nội.
